Word長(zhǎng)文檔的制作技巧(1)

　　在日常使用Word辦公的過(guò)程中，長(zhǎng)文檔的制作是我們常常需要面臨的任務(wù)。比如營(yíng)銷(xiāo)報(bào)告、畢業(yè)論文、宣傳手冊(cè)、活動(dòng)計(jì)劃等等類(lèi)型的長(zhǎng)文檔。由于長(zhǎng)文檔的綱目結(jié)構(gòu)通常比較復(fù)雜，內(nèi)容也較多，如果不注意使用正確的方法，那么整個(gè)工作過(guò)程可能是費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且質(zhì)量還不能讓人滿(mǎn)意的。

　　本部分課程專(zhuān)門(mén)討論長(zhǎng)文檔的制作的方方面面，在介紹合理制作觀念的同時(shí)，提供長(zhǎng)文檔制作過(guò)程中有助于提高效率的必備技能，如果你能堅(jiān)持和完成課程中相應(yīng)的練習(xí)，掌握相應(yīng)的方法和技巧，那么相信你以后再面對(duì)の牡檔鬧譜魅撾袷保??岜陡星崴傘?

　　一、應(yīng)用性任務(wù)

　　（一） 如何制作長(zhǎng)文檔的綱目結(jié)構(gòu)？

　　文檔的綱目結(jié)構(gòu)是評(píng)價(jià)文檔好壞的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。同時(shí)，若要高效地完成一篇長(zhǎng)文檔，文檔的綱目結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)是首先完成的工作，大綱視圖是構(gòu)建文檔綱目結(jié)構(gòu)的優(yōu)秀途徑，在后面的“在大綱視圖中工作”應(yīng)用能力練習(xí)部分，將介紹完成這個(gè)任務(wù)的具體方法。

　　（二） 如何為長(zhǎng)文檔設(shè)置多級(jí)標(biāo)題編號(hào)？

　　在樣式部分的課程中，我們?cè)��?jīng)初步介紹文檔的多級(jí)標(biāo)題編號(hào)。對(duì)于長(zhǎng)文檔來(lái)說(shuō)，用Word提供的編號(hào)功能來(lái)完成任務(wù)就更為必要，因?yàn)檫@比手動(dòng)編號(hào)效率高出不少。在后面的“多級(jí)標(biāo)題編號(hào)”應(yīng)用能力練習(xí)部分，將介紹完成這個(gè)任務(wù)的具體方法。

　　（三） 如何在文檔中讓插圖自動(dòng)編號(hào)及交叉引用題注？

　　為了加強(qiáng)文檔的表達(dá)力，圖文并茂是有效的方法。但是長(zhǎng)文檔的圖片可能有很多，難道還是一幅一幅地手動(dòng)添加編號(hào)和題注嗎？不！讓我們充分利用Word的自動(dòng)化功能吧。在后面的“插圖的編號(hào)和交叉引用題注”應(yīng)用能力練習(xí)部分，將介紹完成這個(gè)任務(wù)的具體方法。

　　在日常使用Word辦公的過(guò)程中，長(zhǎng)文檔的制作是我們常常需要面臨的任務(wù)。比如營(yíng)銷(xiāo)報(bào)告、畢業(yè)論文、宣傳手冊(cè)、活動(dòng)計(jì)劃等等類(lèi)型的長(zhǎng)文檔。由于長(zhǎng)文檔的綱目結(jié)構(gòu)通常比較復(fù)雜，內(nèi)容也較多，如果不注意使用正確的方法，那么整個(gè)工作過(guò)程可能是費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且質(zhì)量還不能讓人滿(mǎn)意的。

　　本部分課程專(zhuān)門(mén)討論長(zhǎng)文檔的制作的方方面面，在介紹合理制作觀念的同時(shí)，提供長(zhǎng)文檔制作過(guò)程中有助于提高效率的必備技能，如果你能堅(jiān)持和完成課程中相應(yīng)的練習(xí)，掌握相應(yīng)的方法和技巧，那么相信你以后再面對(duì)長(zhǎng)文檔的制作任務(wù)時(shí)，將會(huì)倍感輕松。

　　　　 二、基本應(yīng)用能力練習(xí) 　　 本部分的基本應(yīng)用能力練習(xí)是和上面的應(yīng)用性任務(wù)對(duì)應(yīng)的。完成一個(gè)練習(xí)就獲得了相應(yīng)的解決問(wèn)題的能力，把全部練習(xí)完成之后，綜合運(yùn)用于長(zhǎng)文檔的制作過(guò)程中，就可以切實(shí)體會(huì)到工作效率的明顯提高。 　　 （一） 合理的工作觀念 　　 在進(jìn)入具體練習(xí)之前，我們先來(lái)討論一下長(zhǎng)文檔制作的工作觀念。經(jīng)過(guò)實(shí)踐證明，一個(gè)不錯(cuò)的做法是：先建立好文檔的綱目結(jié)構(gòu)，然后再進(jìn)行具體內(nèi)容的填充。也許你一直就是使用這個(gè)正確的辦法，但是也許你習(xí)慣想到那里寫(xiě)到那里。 　　 如果你屬于的第二種情況，那么為了效率和文檔質(zhì)量的提高，請(qǐng)嘗試改變一下工作方式。當(dāng)你發(fā)現(xiàn)先建立好合理的文檔框架，不僅有利于指導(dǎo)自己快速地完成實(shí)際內(nèi)容的寫(xiě)作，而且也方便了閱讀者的理解時(shí)，我相信你會(huì)接受這個(gè)合理的工作觀念。 　　 （二） 在大綱視圖中工作 　　 在大綱視圖中建立綱目結(jié)構(gòu) 　　 當(dāng)我們完成對(duì)一篇文檔的構(gòu)思后，根據(jù)上面提出的工作觀念，最好先把該文檔的綱目框架建立好。下面我們將通過(guò)制作一份名為“校園科技節(jié)活動(dòng)計(jì)劃”的文檔，學(xué)習(xí)在大綱視圖中建立文檔綱目結(jié)構(gòu)的基本方法。 　　 該文檔的最終效果文件放在文章末尾的鏈接中，這里可先 下載處理前的文檔。可以先打開(kāi)該文檔看一下綱目結(jié)構(gòu)初步建立后的大致效果，然后我們的任務(wù)就是根據(jù)這個(gè)效果自己再動(dòng)手制作一遍，從而體會(huì)在大綱視圖中制作文檔綱目結(jié)構(gòu)的方便和快捷。 　　 1. 啟動(dòng)Word2003，新建一個(gè)空白文檔，然后單擊Word窗口左下方的“大綱視圖”按鈕（圖 1），切換到大綱視圖。

　　　　 2. 切換到大綱視圖后，可以看到窗口上方出現(xiàn)了“大綱”工具欄（圖 2），該工具欄適專(zhuān)門(mén)為我們建立和調(diào)整文檔綱目結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的，大家在后面的使用中將體會(huì)到非常的方便。