郵件合并的妙用

    第一步：建立數(shù)據(jù)庫

    新建一個Excel電子表格，將每個職工的工資結(jié)構(gòu)輸入表格（注意不要省略表格中的標(biāo)題行，以免郵件合并時找不到合并域名），保存名為“x月工資.xls”后即可關(guān)閉以備后用。

    第二步：建立成績單表格

    新建一個Word文檔，畫好表格填好項目，并保存為“x月工資.doc”。

    第三步：郵件合并

    1. 在剛建立的“x月工資.doc”文檔中，選擇菜單欄的“工具/郵件合并”，則出現(xiàn)“郵件合并幫助器”對話框（如圖1）。

    2. 在“郵件合并幫助器”對話框中點擊“創(chuàng)建”下拉按鈕，選擇“分類（C）…”，再在出現(xiàn)的對話框中點擊“活動窗口（A）”按鈕。

    3. 在“郵件合并幫助器”對話框中點擊“獲取數(shù)據(jù)（G）”下拉按鈕，選擇“打開數(shù)據(jù)源(O)…”，在出現(xiàn)打開文件對話框中打開剛保存的Excel電子表格“X月工資.xls”，點擊“確定”并在彈出的對話框中點擊“編輯主文檔（M）”，這時你會發(fā)現(xiàn)在工具欄中多了一欄郵件合并工具欄（如圖2）。

    4. 把光標(biāo)置于要插入相應(yīng)項目的位置，點擊“插入合并域”下拉菜單（下拉菜單中的相應(yīng)選項與“x月工資.xls”表格中的標(biāo)題行是一一對應(yīng)的），然后單擊下拉菜單中的相應(yīng)選項，直至操作完畢（如圖3）。

    5. 最后點擊“合并至新文檔”按鈕，你會收到意想不到的效果——每位員工的工資記錄都成了一個新文檔，試試吧！

    以上方法同樣可適用于老師給學(xué)生做成績單、領(lǐng)導(dǎo)給下屬反饋個人信息等等，這樣既保密又方便。