Word與Access的數(shù)據(jù)交流

    相信大家對Word和Access這兩位微軟Office家族旗下的成員不會陌生吧，它們之間可有著密切的聯(lián)系，比如在數(shù)據(jù)交流方面，下面以Word2000和Access2000為例，將如何實現(xiàn)Word與Access數(shù)據(jù)交換的方法介紹一下：

    一、 在Word中使用Access的數(shù)據(jù)

    (一)、如何在原有Word文檔中插入MicrosoftAccess表或查詢的內容。

    1.在一篇Word文檔中選定要插入表或查詢的位置。

    2.進入"視圖"菜單中的"工具欄"，然后點擊"數(shù)據(jù)庫"，顯示"數(shù)據(jù)庫"工具欄，然后單擊"插入數(shù)據(jù)庫"按鈕，如圖1所示。

    3.在彈出的"數(shù)據(jù)庫"窗口中單?quot;獲取數(shù)據(jù)"按鈕，在"打開數(shù)據(jù)源"的"文件類型"中選擇"MSAccess數(shù)據(jù)庫"。在"文件名"框中輸入所需MicrosoftAccess數(shù)據(jù)庫的名稱，然后單擊"打開"按鈕。     4.單擊"表格"或"查詢"，然后選擇所需表格或查詢，如圖2所示，最后單擊"確定"按鈕。 

     5.如果要選定記錄、域或二者的子集，并將它們包含在Word表格中，請單擊"查詢選項"按鈕，選好所需選項，如圖3所示，再單擊"確定"按鈕。

    6.如果要自定義Word的表格形式，單擊"表格自動套用格式"按鈕，選定所需選項后單擊"確定"按鈕。     7.單擊"插入數(shù)據(jù)"按鈕，在"插入記錄"下，選定希望包括在Word表格中的記錄。     8.如果希望源數(shù)據(jù)改變時可更新Word表格中的數(shù)據(jù)，可再選中"將數(shù)據(jù)作為域插入"復選框，然后單擊"確定"即可。

    (二)將MicrosoftAccess數(shù)據(jù)輸出到Word文檔中     1.在Access2000中，打開所需數(shù)據(jù)庫，然后打開數(shù)據(jù)庫對象：表、查詢、窗體或報表。     2.選定所需輸出數(shù)據(jù)的行和列。     3.單擊"文件"菜單中的"另存為/導出"命令。     4.選擇"另存為一個外部文件或數(shù)據(jù)庫"選項，然后單擊"確定"按鈕。     5.在"保存類型"框中，為輸出數(shù)據(jù)選擇格式：如果要創(chuàng)建保持原有數(shù)據(jù)格式的文檔，請單擊"RTF格式"；如果要創(chuàng)建普通的文本文件，作為郵件合并數(shù)據(jù)源使用，請單擊工具欄上的"MicrosoftWord合并文件"按鈕，如圖４所示。

    6.在"文件名"框中，指定新文檔的文件名稱。     7.如果以RTF格式保存文檔，并且希望馬上啟動Word打開此文檔，請選中"自動啟動"復選框。     8.如果要選定指定的數(shù)據(jù)行列，則要選中"選擇"選項。     9.單擊"導出"命令完成輸出，這樣在Word文檔中就自動完成了Access數(shù)據(jù)的導入。

    二、向MicrosoftAccess中導入Word文本文件     1.在Word中將文件另存為用逗號分隔或用制表符分隔的文本文件。     2.切換到MicrosoftAccess，然后打開新的或已有的數(shù)據(jù)庫。     3.單擊"數(shù)據(jù)庫"窗口的"表"選項卡。     4.指向"文件"菜單中的"獲取外部數(shù)據(jù)"命令，然后單擊"導入"。     5.單擊"文件類型"框中的"文本文件"命令。     6.在"文件名"框中，輸入要導入的文本文件的名稱后。     7.單擊"導入"命令，會出現(xiàn)"導入文本向導"對話框。     8.根據(jù)"導入文本向導"對話框中的指導進行操作。

　　如果要查看更多的選項或修改指導項(比如域分隔符)，可單擊第一個向導對話框中的"高級"命令，在這里你可以對導入規(guī)格進行調整，如圖５所示；如果要保存指定項，以便下次導入相似的文本文件時可用它們，請單擊"另存為"命令。

　　以上是筆者對Word2000和Access2000之間進行數(shù)據(jù)交流的操作方法的一點介紹，其實Office系列軟件之間有著很多密不可分的關聯(lián)功能，如果你是一位文員，能夠熟練掌握它并且靈活運用的話，將會大有益處