Word學習之9：文件設置技巧

　　5.實現(xiàn)Word個性模板

　　用Word建立的文件默認頁面是A4大小，即寬210毫米、高297毫米。但是有時由于工作的需要，我們不希望用A4大小的紙張，這樣每次都必須打開“頁面設置”對話框進行設置，同時，Word中默認生成的文檔文件是不自動縮進的，必須使用手工調(diào)整它們的縮進，非常麻煩。其實，巧妙利用Word的模板文件功能可以設置Word的默認頁面大小和自動縮進，從而實現(xiàn)個性模板。

　�、龠M入WordXP的模板文件夾，在Windows9x和WindowsMe下為C:\Windows\ApplicationData\Microsoft\Templates文件夾下，而在Windows2000和WindowsNT上為C:\DocumentsandSettings\用戶名\ApplicationData\Microsoft\Templates文件夾下（此文件夾為隱藏文件夾，你必須對文件夾選項進行設置才能夠進入，詳見Windows手冊），你會看到在此文件夾中有一個normal.dot文件，此文件就是Word的默認模板文件。雙擊它，系統(tǒng)就會自動調(diào)用WordXP打開它。

　　②單擊“文件”→“頁面設置”，調(diào)出頁面設置對話框，將頁面大小及上下左右邊距設置自己所需的值，如圖5所示。筆者經(jīng)常使用它來寫作，每次左右拖動滾動條來查看文章不太方便，所以把寬度設置小了一些，為15厘米，高度不變，仍為24厘米。

　�、蹎螕簟案袷健薄�“段落”，在段落設置對話框中選擇“縮進和間距”標簽，點擊“特殊格式”下拉框，選擇“首行縮進”，并設枚攘恐滴?.7厘米（相當于兩個漢字字符），即設置每段自動縮進兩格（中國人用中文的特色）。

　　④單擊“文件”→“保存”命令，選擇保存類型為文檔模板文件，由于此時normal.dot原模板已經(jīng)啟動，所以無法直接保存為normal.dot文件。在此，筆者將它保存為normal1.dot文件。

　�、菰俅芜M入C:\Windows\ApplicationData\Microsoft\Templates文件夾下，這時會看到兩個模板文件normal.dot和normal1.dot。選中normal.dot文件（老模板文件），按下F2鍵，選擇“重命名”，將它重新命名為oldnormal.dot文件，按照此法再將新的模板文件normal1.dot重命名為normal.dot文件。

　�、奚厦娴闹谱鞑襟E完成后，使用起來就方便多了。單擊快捷欄上的“新建”圖標或直接按“Ctrl+N”快捷鍵即可以用你剛才的設置來進行文件處理了。

　　6.一次保存多個文件

　　在WPS2000/Office中有一個“保存所有文件”命令，這個命令非常有用，只要執(zhí)行該命令，即相當于將所有的文件進行存盤操作，免去了一個文件窗口一個文件窗口切換、存盤之苦。其實，我們也可以在Word中一次保存多個文件：只要在要保存文件時按下Shift鍵就可以發(fā)現(xiàn)，原來的“保存”命令已經(jīng)變成了“全部保存”命令了，此時單擊這個命令相當于WPS2000中的“保存所有文件”命令，即一次性將所有打開的文件進行存盤。

　　7.合并Word文件

　　我們在使用Word制作文檔時，經(jīng)常要與別人合作，一般情況下，我們都是把別人的文件拷貝過來打印，這雖然方便，但是不利于文件的管理。試著單擊“插入”菜單下的“文件”命令，在彈出的窗口中選擇“Word文件”，再找到同事的文件，點擊“插入”鈕。怎么樣？同事的文件是不是已經(jīng)歷歷在目了，而且圖片、表格、字體、字號、格式都絲毫沒有任何變化！

　　8.更改文件默認存盤格式

　　在Word默認情況下，我們都將文件存為Word的DOC格式，但是有時候我們出于特殊的需要，如投稿時需要TXT格式、多媒體軟件中需要RTF格式等。把Word文檔存為其余的格式固然很方便，只要單擊“文件”→“另存為”命令，然后在保存對話框中選擇欲保存的類型再點擊“保存”鈕就行了。但是，每次這樣做未免有些麻煩。其實，只要我們單擊“工具”→“選項”，打開設置窗口，點擊“保存”標簽，在“將Word文件保存為”下拉框中的“Word文件（*.doc）”改為自己想要的格式，以后每次存盤時，Word就會自動將文件存為你所預先設定的格式了。

　　9.修復文件

　　遇到過突然停電而自己的文件沒有保存、文件找到卻無法打開的情況嗎？那時候的你一定比失戀更痛苦！其實，在Word中設計了一個修復程序，只不過它比較隱蔽，你沒有注意罷了，巧妙地使用它說不定還能夠把你的工作成果給恢復過來呢。請點擊“文件”→“打開”，在打開文件對話框中的文件類型下拉框中選擇“從任意文件中恢復文本”項（請將鼠標向下拖動，否則無法看到這個項目），再點擊原先打不開的文件，耐心等待一會兒凡是能夠被恢復的文本都會出現(xiàn)在Word窗口中，這時候就麻煩你按一下存盤圖標吧！