在日常使用Word辦公的過程中，長文檔的制作是我們常常需要面臨的任務。比如營銷報告、畢業(yè)論文、宣傳手冊、活動計劃等等類型的長文檔。由于長文檔的綱目結(jié)構(gòu)通常比較復雜，內(nèi)容也較多，如果不注意使用正確的方法，那么整個工作過程可能是費時費力，而且質(zhì)量還不能讓人滿意的。

    本部分課程專門討論長文檔的制作的方方面面，在介紹合理制作觀念的同時，提供長文檔制作過程中有助于提高效率的必備技能，如果你能堅持和完成課程中相應的練習，掌握相應的方法和技巧，那么相信你以后再面對長文檔的制作任務時，將會倍感輕松。

    一、應用性任務

    （一） 如何制作長文檔的綱目結(jié)構(gòu)？

    文檔的綱目結(jié)構(gòu)是評價文檔好壞的重要標準之一。同時，若要高效地完成一篇長文檔，文檔的綱目結(jié)構(gòu)應當是首先完成的工作，大綱視圖是構(gòu)建文檔綱目結(jié)構(gòu)的優(yōu)秀途徑，在后面的“在大綱視圖中工作”應用能力練習部分，將介紹完成這個任務的具體方法。

    （二） 如何為長文檔設(shè)置多級標題編號？

    在樣式部分的課程中，我們曾經(jīng)初步介紹文檔的多級標題編號。對于長文檔來說，用Word提供的編號功能來完成任務就更為必要，因為這比手動編號效率高出不少。在后面的“多級標題編號”應用能力練習部分，將介紹完成這個任務的具體方法。

    （三） 如何在文檔中讓插圖自動編號及交叉引用題注？

    為了加強文檔的表達力，圖文并茂是有效的方法。但是長文檔的圖片可能有很多，難道還是一幅一幅地手動添加編號和題注嗎？不！讓我們充分利用Word的自動化功能吧。在后面的“插圖的編號和交叉引用題注”應用能力練習部分，將介紹完成這個任務的具體方法。

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（四） 如何為長文檔編制目錄和索引？

    目錄和索引也是長文檔的重要組成部分，利用Word的相應功能可以快速高效地制作它們。在后面的“目錄和索引的制作”應用能力練習部分，將介紹完成這個任務的具體方法。

    二、基本應用能力練習

    本部分的基本應用能力練習是和上面的應用性任務對應的。完成一個練習就獲得了相應的解決問題的能力，把全部練習完成之后，綜合運用于長文檔的制作過程中，就可以切實體會到工作效率的明顯提高。

    （一） 合理的工作觀念

    在進入具體練習之前，我們先來討論一下長文檔制作的工作觀念。經(jīng)過實踐證明，一個不錯的做法是：先建立好文檔的綱目結(jié)構(gòu)，然后再進行具體內(nèi)容的填充。也許你一直就是使用這個正確的辦法，但是也許你習慣想到那里寫到那里。

    如果你屬于的第二種情況，那么為了效率和文檔質(zhì)量的提高，請嘗試改變一下工作方式。當你發(fā)現(xiàn)先建立好合理的文檔框架，不僅有利于指導自己快速地完成實際內(nèi)容的寫作，而且也方便了閱讀者的理解時，我相信你會接受這個合理的工作觀念。

    （二） 在大綱視圖中工作

    在大綱視圖中建立綱目結(jié)構(gòu)

    當我們完成對一篇文檔的構(gòu)思后，根據(jù)上面提出的工作觀念，最好先把該文檔的綱目框架建立好。下面我們將通過制作一份名為“校園科技節(jié)活動計劃”的文檔，學習在大綱視圖中建立文檔綱目結(jié)構(gòu)的基本方法。

    該文檔的最終效果文件放在文章末尾的鏈接中，這里可先 下載處理前的文檔。可以先打開該文檔看一下綱目結(jié)構(gòu)初步建立后的大致效果，然后我們的任務就是根據(jù)這個效果自己再動手制作一遍，從而體會在大綱視圖中制作文檔綱目結(jié)構(gòu)的方便和快捷。

    1. 啟動Word2003，新建一個空白文檔，然后單擊Word窗口左下方的“大綱視圖”按鈕（圖 1），切換到大綱視圖。

 2. 切換到大綱視圖后，可以看到窗口上方出現(xiàn)了“大綱”工具欄（圖 2），該工具欄適專門為我們建立和調(diào)整文檔綱目結(jié)構(gòu)設(shè)計的，大家在后面的使用中將體會到非常的方便。

    3. 接下來我們先把一級標題輸入，可以看到輸入的標題段落被Word自動賦予“標題1”樣式（圖 3），Word為什么會這樣做呢？原因在于，這節(jié)省了我們用９娣椒ù?砦牡凳筆侄?柚帽晏庋?降氖奔�。假蓹鳖U俏牡島艸ぃ?晏舛溫浜芏嗟氖焙潁?禿莧菀滋寤岬絎ord這個自動化的好處了。

    4. 接下來我們把文檔的二級標題輸入，將插入點定位于“參加對象”段落末尾，