Word XP冷僻技巧的應(yīng)用

    一、巧用Web協(xié)作功能實(shí)現(xiàn)“網(wǎng)絡(luò)會(huì)議”

    Word XP中有一則Web協(xié)作工作功能，這個(gè)功能平時(shí)很少被大家使用，其實(shí)利用該功能，大家可以輕松地在單位的局域網(wǎng)或者因特網(wǎng)上召開(kāi)網(wǎng)絡(luò)會(huì)議，下面就是實(shí)現(xiàn)“網(wǎng)絡(luò)會(huì)議”的具體步驟：

    1、首先大家需要做的工作就是安排會(huì)議，用鼠標(biāo)單擊Word XP菜單欄中的“工具”菜單項(xiàng)，從打開(kāi)的下拉菜單中執(zhí)行“聯(lián)機(jī)協(xié)作”命令；

    2、要是大家發(fā)現(xiàn)在自己的Word XP對(duì)應(yīng)菜單項(xiàng)的文字為灰色調(diào)的話，就說(shuō)明大家在安裝Office XP時(shí)沒(méi)有裝載可選項(xiàng)“MS NetMeeting（微軟網(wǎng)絡(luò)會(huì)議程序）”，而要實(shí)現(xiàn)“網(wǎng)絡(luò)會(huì)議”的話，該程序就必須要正確安裝在系統(tǒng)上；

    3、下面大家可以用鼠標(biāo)單擊“安排會(huì)議”選項(xiàng)，這樣系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)打開(kāi)一個(gè) “會(huì)議”對(duì)話框，在這里大家首先用鼠標(biāo)點(diǎn)擊一下其中的“收件人”按鈕，然后在“選擇與會(huì)者及資源”的對(duì)話框中，用鼠標(biāo)選中需要參加會(huì)議的人員名單就可以了；

    4、接著將“這是聯(lián)機(jī)會(huì)議”的選項(xiàng)選中，不然的話大家可能無(wú)法實(shí)時(shí)收到會(huì)議的信息；在“目錄服務(wù)器”和“組織者的電子郵件地址”欄中，蠹乙慘?媸檔厥淙胱約核?褂玫耐?綬?衿髏?坪妥約菏褂玫牡繾有畔淶刂罰淮送猓?蠹一掛?凇癘ffice文檔”項(xiàng)中選定開(kāi)會(huì)時(shí)共享的文檔以及會(huì)議的“類(lèi)別”，完成上面的設(shè)置后，用鼠標(biāo)單擊“發(fā)送”按鈕就可以了；

    5、“布置好會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)后”，下面大家就可以正式開(kāi)會(huì)了。用鼠標(biāo)單擊菜單欄中的“工具”菜單項(xiàng)，打開(kāi)下拉菜單后，再用鼠標(biāo)選中“聯(lián)機(jī)協(xié)作”下面的“現(xiàn)在開(kāi)會(huì)”選項(xiàng)，這樣程序就會(huì)打開(kāi)“聯(lián)機(jī)會(huì)議”工具欄，同時(shí)Windows系統(tǒng)任務(wù)欄的托盤(pán)上也會(huì)自動(dòng)出現(xiàn)一個(gè)叫名叫“MS NetMeeting”的快捷圖標(biāo)；

    6、下面再用鼠標(biāo)右擊系統(tǒng)托盤(pán)上的“NetMeeting”圖標(biāo)，從打開(kāi)的快捷菜單中執(zhí)行“打開(kāi)”命令，隨后大家就能看到一個(gè)非�！翱帷钡木W(wǎng)絡(luò)會(huì)議室；

    7、在這個(gè)界面中，用鼠標(biāo)點(diǎn)擊“呼叫”按鈕或者執(zhí)行“聯(lián)機(jī)會(huì)議”中的“呼叫參加人”命令按鈕，再在隨后打開(kāi)的窗口中選擇相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，并且選中需要參加開(kāi)會(huì)的朋友們；

    8、用鼠標(biāo)單擊“呼叫”按鈕后，只要是參加進(jìn)網(wǎng)絡(luò)會(huì)議的同志，都會(huì)首先看到的便是大家在安排會(huì)議時(shí)事先所設(shè)置的共享Office文檔；

    9、下面參加會(huì)議的朋友就可以充分利用NetMeeting的談天室、白板和音頻視頻輸出功能來(lái)選擇不同的會(huì)議交流方式了。要是使用“聊天室”的方式來(lái)開(kāi)會(huì)的話，可以先單擊NetMeeting“工具”菜單中的“談天”命令就可以了；

    10、要是計(jì)算機(jī)帶有攝像頭的話，大家可以選中“音頻視頻輸出（入）”功能來(lái)進(jìn)行開(kāi)會(huì)，這種會(huì)議效果可以和真實(shí)的會(huì)議效果相比拼喲；

    11、要是選中“白板”的方式來(lái)開(kāi)會(huì)的話，參加會(huì)議的朋友都可以利用它發(fā)揮自己無(wú)盡的想象，把某種不能用語(yǔ)言方式表達(dá)的意思用圖案、繪畫(huà)或別的什么方法表達(dá)出來(lái)，這可要比真實(shí)的會(huì)議效果更甚一籌了；

    12、倘若要進(jìn)行會(huì)議討論的話，那么大家可以用鼠標(biāo)單擊Word XP菜單欄中的“工具”菜單項(xiàng)，從打開(kāi)的下拉菜單中選中“聯(lián)機(jī)協(xié)作”下面的“WEB討論”選項(xiàng)，然后在隨后打開(kāi)的工具欄中，用鼠標(biāo)單擊“在文檔中插入討論”命令按鈕，這樣參加會(huì)議的同志相互之間就能進(jìn)行熱烈討論了。

    二、巧用虛擬郵件功能傳遞信息

    所謂的虛擬郵件功能是指只用電子郵件來(lái)實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部員工相互傳遞信息的目的，大家可以利用該功能輕松地完成諸如單位員工信息登記之類(lèi)的工作任務(wù)。比方說(shuō)，倘若單位要進(jìn)行一次職工個(gè)人信息登記普查活動(dòng)，按常規(guī)單位事先應(yīng)該把信息登記表格準(zhǔn)備好，再依次邀請(qǐng)職工進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)登記，現(xiàn)在大家只要通過(guò)虛擬郵件發(fā)送功能，就能輕松讓職工做在自己的計(jì)算機(jī)前完成這項(xiàng)登記工作了：

    1、單位首先必須應(yīng)該通過(guò)Word XP程序制作好職工個(gè)人信息登記表，接著將該表格文檔作為電子郵件的附件以Word的DOC格式來(lái)保存起來(lái)；

    2、隨后在彈出的職工個(gè)人信息登記表界面中，用鼠標(biāo)依次單擊“文件”/“發(fā)送”/“傳送收件人”命令，并在隨后打開(kāi)的對(duì)話框中選擇好傳送文檔的收件人，收件人可以在通訊簿中選擇，也可以在個(gè)人通訊組列表中選擇，甚至還允許大家自行添加；

    3、一旦確定好文檔的接受人后，單擊“確定”按鈕返回到“傳送名單”對(duì)話框，并在該對(duì)話框中通過(guò)更改列表中收件人姓名的前后順序，可以改變收件人接收傳送文檔的順序。只需要先選定列表中需上移或下移的收件人姓名，然后單擊相應(yīng)的移動(dòng)箭頭按鈕即可；為了能讓職工清楚此次文檔傳送的目的