WPS表格“數(shù)據(jù)有效果性”在數(shù)據(jù)錄入中的妙用

　　利用WPS表格強(qiáng)大的制表功能，我們能夠很輕松完成表格制作，數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析等任務(wù)。但是在數(shù)據(jù)錄入的過程中難免會(huì)輸入一些錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)。比如重復(fù)的學(xué)號、身份證號，超出正常范圍的無效數(shù)據(jù)。另外，怎么樣快速輸入一些有特定范圍并且重復(fù)輸入的數(shù)據(jù)。這些問題我們都可以利用WPS中“數(shù)據(jù)有效性”這一工具很好的解決。

　　輸入前設(shè)置“數(shù)據(jù)有效性”避免錯(cuò)誤

　　案例一：

　　在WPS表格中輸入數(shù)據(jù)時(shí)，有時(shí)會(huì)要求某列或者某個(gè)區(qū)域的單元格數(shù)據(jù)具有唯一性，比如學(xué)生的學(xué)號，員工的ID，身份證號等。我們在輸入時(shí)有時(shí)會(huì)出錯(cuò)導(dǎo)致數(shù)據(jù)重復(fù)出現(xiàn)，而且這種錯(cuò)誤又很難檢查。我們就可以利用“數(shù)據(jù)有效性”來解決這一問題。

　　1、打開工作薄，如下圖1，

　　圖1

　　2、選中“學(xué)號”一列，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”菜單，選擇“有效性”，如圖2，

　　圖2

　　3、打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，在“設(shè)置”選項(xiàng)下，單擊“允許”右側(cè)的下拉按鈕，在彈出的下拉菜單中，選擇“自定義”選項(xiàng)，然后在下面“公式”文本框中輸入公式“=COUNTIF(a:a,a1)=1”(不包括引號)，如圖3，

　　圖3

　　4、切換到“出錯(cuò)警告”填寫標(biāo)題和錯(cuò)誤信息，單擊“確定”，如圖4，

　　圖4

　　5、下面我們開始輸入一些數(shù)據(jù)檢驗(yàn)一下效果。輸入不重復(fù)的數(shù)據(jù)時(shí)，可以正常顯示，如圖5，

　　圖5

　　當(dāng)輸入重復(fù)數(shù)據(jù)時(shí)，彈出錯(cuò)誤警告對話框，要求要求用戶檢查后輸入正確數(shù)據(jù)，如圖6，

　　圖6

　　案例二：

　　我們在使用WPS表格處理數(shù)據(jù)時(shí)，很多情況下輸入的數(shù)據(jù)是有一定的范圍的，比如輸入學(xué)生的各科成績時(shí)，一般是百分制，分?jǐn)?shù)的范圍是0—100之間的小數(shù)。超過范圍的就是無效數(shù)據(jù)，我們可以輸入數(shù)據(jù)之前設(shè)置數(shù)據(jù)的有效范圍避免出現(xiàn)錯(cuò)誤。

　　1、選中要設(shè)置數(shù)據(jù)有效性單元格范圍，如圖7工作表中選取的表格區(qū)域：“C2:E8”

　　圖 7

　　2、點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”菜單，選擇“有效性”，在設(shè)置選項(xiàng)卡下，設(shè)置允許的條件是“小數(shù)”，范圍是介于最小值0和最大值100之間，如圖8，

　　圖8

　　3、點(diǎn)擊“輸入信息”選項(xiàng)卡，填寫標(biāo)題和輸入信息。這樣，用戶在輸入數(shù)據(jù)時(shí)可以提醒用戶有效的范圍，如圖9，

　　圖9

　　4、點(diǎn)擊“出錯(cuò)警告”選項(xiàng)卡，填寫標(biāo)題和錯(cuò)誤信息，單擊“確定”，如圖10，

　　圖10

　　5、我們來檢驗(yàn)一下設(shè)置的效果，選中C列任意單元格，輸入數(shù)據(jù)之前有相關(guān)的提示，如圖11，

　　圖11

　　6、輸入正確范圍的數(shù)據(jù)可以順利的繼續(xù)進(jìn)行操作，如果輸入超出范圍的數(shù)據(jù)時(shí)，彈出錯(cuò)誤警告對話框，要求用戶檢查后輸入正確數(shù)據(jù)，如圖12，

　　圖12

　　二、利用“數(shù)據(jù)有效性”快速輸入數(shù)據(jù)

　　案例一：

　　我們在剛才的表格中插入“性別”和“院系”兩列，我們分別敘述設(shè)置的兩種不同的方法。在性別一列我們只需要輸入“男”或“女”兩種結(jié)果，我們利用“數(shù)據(jù)有效性”可以快速準(zhǔn)確的輸入。

　　方法一：

　　1、選中“性別”這一列，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”菜單，選擇“有效性”，在設(shè)置選項(xiàng)卡下，設(shè)置允許的條件是“序列”，“來源”中輸入“男”“女”。注意不同選項(xiàng)之間用英文狀態(tài)下的逗號分隔。點(diǎn)擊“確定”，如圖13

　　圖13

　　2、我們來看一下效果。當(dāng)我們點(diǎn)擊“性別”這列下的單元格時(shí)，在單元格的右側(cè)就會(huì)出現(xiàn)一個(gè)下拉箭頭，點(diǎn)擊箭頭就會(huì)看到“男”、“女”2個(gè)選項(xiàng)，選擇其中一個(gè)就可以將數(shù)據(jù)快速準(zhǔn)確的輸入到單元格中，如圖14，

　　圖14

　　方法二：

　　我們來換種方法來設(shè)置“院系”一列的有效性。

　　1、首先在整個(gè)表格的右側(cè)的某列中，如在L列輸入的院系名稱，如圖15，

　　圖15

　　2、選中“院系”這一列，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”菜單，選擇“有效性”，在設(shè)置選項(xiàng)卡下，設(shè)置允許的條件是“序列”，“來源”中點(diǎn)擊如圖16中箭頭所指向的按鈕。

　　圖16

　　選中剛才在圖15中輸入院系名稱的單元格，點(diǎn)擊“確定”。如圖17所示

　　圖17

　　3、現(xiàn)在我們來看一下效果，當(dāng)我們點(diǎn)擊“院系”這列下的單元格時(shí)，在單元格的右側(cè)就會(huì)出現(xiàn)一個(gè)下拉箭頭，點(diǎn)擊箭頭就會(huì)看到我們所設(shè)置的所有院系名稱，選擇其中一個(gè)就可以將數(shù)據(jù)快速準(zhǔn)確的輸入到單元格中，如圖18，

　　圖 18

　　4、如果我們要修改其中某個(gè)院系的名稱時(shí)，只需要修改L列中數(shù)據(jù)即可。為了避免無意中錯(cuò)誤的修改、刪除L列的院系名稱，我們可以將L列隱藏起來，如圖19。

　　圖 19