淺談Word 2003

　　Word文檔的保護功能可以說從Word 97一直到Word XP都是老一套，沒有很大的變化，一些用戶甚至對它都不屑一顧了。但Word 2003的“保護文檔”功能有了較大的改觀，除沿襲了以前版本的修訂保護、批注保護、窗體保護之外，還新增了對文檔格式的限制、對文檔的局部進行保護等功能。下面就請大家與筆者一起來體驗這些新功能吧！

一、設(shè)置文檔的格式限制功能來保護文檔格式　　如果您使用文檔的“格式設(shè)置限制”功能，則可以防止用戶應(yīng)用你未明確指定的可用樣式；也可以防止用戶直接將格式應(yīng)用于文本（例如，項目符號或編號列表，以及字體格式），限制格式之后，用于直接應(yīng)用格式的命令和鍵盤快捷鍵將無法再使用，從而對文檔的格式進行保護。

■ 具體方法

1. 單擊“工具”菜單中的“保護文檔”命令，進入“保護文檔”任務(wù)窗口。

2. 在“保護文檔”任務(wù)窗口中，選中“限制對選定的樣式設(shè)置格式”復(fù)選框，單擊“設(shè)置”按鈕（如圖1所示）。

3. 在彈出的“格式設(shè)置限制”對話框中勾選“限制對選定的樣式設(shè)置格式”，然后在對話框中選擇需要進行格式限制的樣式，并清除文檔中不允許設(shè)置其格式的樣式的復(fù)選框（如圖2所示）。

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4. 點“確定”按鈕，會彈出一個警告對話框，點擊“是”按鈕。比如，我們在“格式設(shè)置限制”對話框中取消了對“標(biāo)題1樣式”的勾選，確定后，在彈出的警告對話框中單擊“是”，這樣凡是應(yīng)用了標(biāo)題1樣式的區(qū)域格式將會被清除掉，而其他格式則保留。

5. 在“保護文檔”窗口中單擊“是，啟動強制保護”。

6. 在“啟動強制保護”對話框中的“新密碼(可選)”框中鍵入密碼，確認(rèn)該密碼后點“是”即可啟動文檔格式限制功能。

提示：

1． 若要將樣式限制為最小數(shù)目的推薦選項，請單擊圖2中的“推薦的樣式”按鈕。您可以將樣式限制為更少的選項，但是這樣會刪除 Microsoft Word 在某些功能中使用的樣式，例如目錄以及項目符號或編號列表。

2． 若希望保留部分鍵入時自動套用格式功能（工具/自動更正選項/鍵入時自動套用格式），例如將分?jǐn)?shù)“1/2”更改為“？”，請選中“允許自動套用格式替代格式設(shè)置限制”復(fù)選框�！�

二、設(shè)置文檔的局部保護功能　　 Word 2003的文檔保護功能最大改進要數(shù)文檔的局部保護了，可以將部分文檔指定為無限制。

■ 具體方法：

1. 選定需要進行編輯的（無限制的）文本，按住Ctrl鍵可選中不連續(xù)的內(nèi)容；

2. 在“編輯限制”的“僅允許在文檔中進行此類編輯”列表中選中“未做任何更改（只讀）”， 防止用戶更改文檔（如圖3所示）。

3. 在“例外項”中選擇可以對其編輯的用戶。如果允許打開文檔的任何人編輯所選部分，則選中“組”框中的“每個人”復(fù)選框；如果允許特定的個人編輯所選部分，單擊“更多用戶”，然后輸入用戶名（可以是 Microsoft Windows 用戶賬戶或電子郵件地址），用分號分隔，點“確定”（如圖4所示）。

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4. 對于允許編輯所選部分的個人，請選中其名字旁的復(fù)選框，最后單擊“是，啟動強制保護”，并輸入保護密碼。

提示：若要給文檔指定密碼，以便知道密碼的用戶能解除保護，請選中“密碼”單選按鈕，在“新密碼?可選?”框中鍵入密碼，然后確認(rèn)該密碼。若要加密文檔，使得只有文檔的授權(quán)擁有者才能解除保護，請單擊“用戶驗證”（如圖5所示）。

　　這樣，只有選定區(qū)域的文本可以編輯（高亮顯示），而其它沒有選中的區(qū)域就不能進行編輯。

　　如果要停止保護，可單擊“保護文檔”任務(wù)窗格底部的“停止保護”按鈕，輸入密碼，即可解除保護。