Access2007創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫圖文步驟

 　　創(chuàng)建新數(shù)據(jù)庫文件的方法有很多。注意在Access主窗口中office Online 區(qū)域左上角的"空白數(shù)據(jù)庫"按鈕。該按鈕和"文件"菜單中的"新建"按鈕都可以展現(xiàn)主窗口右側的"空白數(shù)據(jù)庫"區(qū)域。單擊二者中的任何一個按鈕都可以轉換到主窗口，如圖2-3 所示。" 空白數(shù)據(jù)庫"區(qū)域代替了主窗口中的最近打開的數(shù)據(jù)庫列表。

　　在"空白數(shù)據(jù)庫"區(qū)域的"文件名"框中輸入新數(shù)據(jù)庫的名稱。默認情況下， Access 會在一個最近使用Access 打開的Windows 文件夾中創(chuàng)建新的數(shù)據(jù)庫文件。如需使用不同的文件夾，可以使用"文件名"右側的文件夾圖標進行瀏覽并將數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建在所需的位置。

　　Access 為新數(shù)據(jù)庫提供了Dat abasel.accdb 的默認名稱。

　　需確保提供的名稱可以識別。在圖2-4 中，新的數(shù)據(jù)庫命名為MyAccessAutoAuctions.accdb (擴展名.accdb 為可選項，這是因為在未提供擴展名時， Access 將自動提供擴展名)。創(chuàng)建完新的數(shù)據(jù)庫后， Access 將自動打開該數(shù)據(jù)庫。

　　圖2-3 在"空白數(shù)據(jù)庫" 區(qū)域的"文件名"框中輸入新數(shù)據(jù)庫的名稱

　　注意: Access 2007 可以識別所有以前版本的Access 數(shù)據(jù)庫文件. 默認情況下，將使用2007 格式(使用.accdb 擴展名)，但是可以指定Access 2000 、2002-2003或者Access 2007 為默認格式.使用"文件"->"Access 選項" ~ "常用"，選擇"默認文件格式"選項并且選定所需要的格式. 例如，當一個Access 2007 文件大部分內容都在Access 2000 數(shù)據(jù)庫中完成，此時就應該選擇2000 格式來保留向后兼容.依然使用Access 2000 的用戶將無法打開以_accdb 格式創(chuàng)建的Access 文件.

　　圖2-4 新的My AccessAutoAuctions 數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建完成

　　Access 2007 可以直接兼容Access 2000 、2002-2003 和2007 等數(shù)據(jù)庫。早期的Access 數(shù)據(jù)庫文件(例如97 或者95) 必須轉換為2000 、2002-2003 或者2007 格式才可以在Access 2007 中使用。Access 會檢查正在打開的數(shù)據(jù)庫文件，如果確定該文件必須進行轉換，就會呈現(xiàn)出圖2-5 中的"數(shù)據(jù)庫增加功能"對話框。

　　圖2-5 打開舊版的Access 數(shù)據(jù)文件會激活"數(shù)據(jù)庫增加功能"對話框

　　在"數(shù)據(jù)庫增加功能"對話框選擇為"是"可以打開第二個對話框(不顯示〉詢問轉換數(shù)據(jù)庫的名稱。選擇No 就會以只讀模式打開舊版本的數(shù)據(jù)庫，此時允許查看但不可以修改數(shù)據(jù)庫中的對象。該過程有時稱為Æ!J!J舊數(shù)據(jù)庫。

　　在必須要理解舊數(shù)據(jù)庫的設計時，如果用戶仍然使用舊的數(shù)據(jù)庫且無法升級至Access 2007格式，那么啟用一個舊數(shù)據(jù)庫是非常必要的。

　　如果按書中所舉的例子操作，請注意我們選擇了MyAccessAutoAuctions.accdb 作為所創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫文件的文件名。該數(shù)據(jù)庫用于我們的假定業(yè)務Access Auto Auctions 。輸入文件名以后，Access 將創(chuàng)建一個空數(shù)據(jù)庫。

　　了解Access如何處理數(shù)據(jù)：

　　Microsoft Access 處理數(shù)據(jù)的方法很多.出于簡便，本書中太多數(shù)實例都使用了存儲于本地在中的數(shù)據(jù).本地在包含于Access • accdb 文件中.實例的情況目前就是如此.

　　在很多專業(yè)開發(fā)的Microsoft Access 應用程序中，實際的在保存在一個與其他界面對象(窗體、報哀、查詢、頁面、宏和模塊)分離的數(shù)據(jù)庫中(通常稱為后端).放后端數(shù)據(jù)文件位于網(wǎng)絡中的一個文件服務器上，每個用戶在其計算機主都有一個前端數(shù)據(jù)庫的復本(包含窗體和報表).這樣做的目的是使應用程序更易于維護.通過將數(shù)據(jù)和在分離到另一個數(shù)據(jù)庫中，維護工作(建立新的索引、修復在等)就會變得更容易并且不會影響到系統(tǒng)中的其他內容.

　　例如，在使用多用戶系統(tǒng)并且在數(shù)據(jù)庫中發(fā)現(xiàn)窗體或者報在有問題時.如果所有的數(shù)據(jù)和界面對象都處于同一個數(shù)據(jù)庫，就必須在修復破損的窗體或者報表時關閉系統(tǒng)一一在對窗體或者報在進行修復時其他用戶就無法使用應用程序.

　　通過將數(shù)據(jù)從其他的對象中分離出來，就可以在其他用戶處理數(shù)據(jù)的同時修復錯誤對象.處理克問題之后，就可以向其他用戶支付新的是改，這些用戶就可以向他們的本地數(shù)據(jù)庫中導入宵體或者報在.

　　另外，從界面對象中分離數(shù)據(jù)還有一個是為重要的原閣:安全性.通過結護數(shù)據(jù)庫內部的數(shù)據(jù)，就可以更好地來控制信息.由于實現(xiàn)了后鵡數(shù)據(jù)庫與用戶的物理分離，用戶不可能意外或故意刪除者修改后端數(shù)據(jù)庫文件.而且，后精數(shù)據(jù)易于備份和維護，并且不會影響到用戶.

　　使用Access • accdb 數(shù)據(jù)庫中的在朱開發(fā)應用程序，以后可以使用"數(shù)據(jù)庫拆分器'向導自動刪除.accdb 文件中的表以便于分離Access • accdb 文件.在本書的第6 章中對該過程做了解釋.