WPS文字圖文說(shuō)明教程：郵件合并，一鍵打印請(qǐng)柬

　　辦公室的小劉將在國(guó)慶結(jié)婚，能不能用WPS文字來(lái)打印請(qǐng)柬呢?不但能，而且能很好地完成。

　　★通過(guò)“套打”將文字打印到指定位置。

　　★通過(guò)郵件合并功能從WPS表格中自動(dòng)提取貴賓姓名。

　　一、套打

　　所謂的“套打”，是指將文字打印到請(qǐng)柬的指定位置，與我們?cè)卩]局、銀行看到的票據(jù)打印效果相同。怎樣用WPS文字來(lái)實(shí)現(xiàn)這一功能呢?

　　第1步：掃描請(qǐng)柬內(nèi)芯。請(qǐng)柬都由精美的外套和內(nèi)芯組成，只要將文字打印到內(nèi)芯就行了。為此，我們首先要做的是用掃描儀將內(nèi)芯掃描為圖片，結(jié)果如圖1所示。

　　圖1

　　第2步：裁剪圖片。運(yùn)行WPS文字，單擊“插入→圖片→來(lái)自文件”，將圖片插入到WPS編輯區(qū)。接著，選中圖片，用裁剪功能將除內(nèi)芯以外的部分去掉，如圖2所示。

　　圖2

　　第3步：設(shè)置圖片大小及對(duì)齊方式。實(shí)際量得內(nèi)芯高度、寬度分別是192mm、116mm。為此，請(qǐng)右擊已插入到WPS文字并裁剪后的圖片，選擇“設(shè)置對(duì)象格式→大小”，清除對(duì)“鎖定縱橫比”、“相對(duì)原始圖片大小”的鉤選，再將高度和寬度分別設(shè)置為192mm、116mm，如圖3所示。接著，單擊“版式”，選擇“四周型”后單擊“高級(jí)”，在“水平對(duì)齊”下將“對(duì)齊方式”設(shè)置為“左對(duì)齊”、“相對(duì)于”設(shè)置為“頁(yè)面”;在“垂直對(duì)齊”下選擇“對(duì)齊方式”為“頂端對(duì)齊”、“相對(duì)于”設(shè)置為“頁(yè)面”。

　　圖3

　　第4步：設(shè)置頁(yè)面。單擊“文件→頁(yè)面設(shè)置”，在“頁(yè)邊距”下將上、下、左、右值都設(shè)置為0。接著，單擊“紙張”，在其下將寬度、高度分別設(shè)置為116mm、192mm，如圖4所示。完成后，圖片將恰好占滿整個(gè)頁(yè)面，如圖5所示。

　　圖4

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　　圖5

　　第5步：插入文本框。插入多個(gè)豎排文本框且排列如圖6所示。要注意的是，為使打印出來(lái)的請(qǐng)柬美觀一些，請(qǐng)?jiān)O(shè)置一下文本框中文字的字體與字號(hào)。其中，“送呈”下文本框是用于填寫(xiě)貴賓姓名的，我們已隨便輸入了一個(gè)名字，后面，進(jìn)行郵件合并時(shí)，該姓名將會(huì)被替換。

　　圖6

　　第7步：組合文本框。選中一個(gè)文本框后，按住鍵盤(pán)上的Ctrl鍵再逐個(gè)選擇其它文本框，直到全部選中，右擊，選擇“組合→組合”，如圖7所示。

　　圖7

　　第8步：刪除內(nèi)芯圖片。刪除內(nèi)芯圖片。接著，右擊組合后的文本框，在“填充”下選擇“透明度”為100%，在線條下選擇“無(wú)線條顏色”。完成后結(jié)果將如圖8所示。

　　至此，“套打”的設(shè)置就全部完成，保存一下，設(shè)文件名“請(qǐng)柬模板”。

　　圖8

　　二、郵件合并

　　利用WPS文字的郵件合并功能，可將WPS表格中的貴賓姓名逐個(gè)提取出來(lái)，再打印到指定位置，達(dá)到“一鍵”打印所有請(qǐng)柬的目的。

　　第1步：創(chuàng)建貴賓花名冊(cè)。運(yùn)行WPS表格，在第一個(gè)工作表即Sheet1的A1單元格輸入“姓名”，接著，在A2及下面的單元格里輸入貴賓姓名，如圖9所示。完成后保存，設(shè)文件名為“貴賓名冊(cè)”。

　　圖9

　　第2步：選擇數(shù)據(jù)源。打開(kāi)“請(qǐng)柬模板”文件，單擊“視圖→工具欄”，鉤選其下的“郵件合并”。接著，單擊郵件合并工具欄中的“打開(kāi)數(shù)據(jù)源”，選擇已創(chuàng)建好的WPS表格文件 “貴賓名冊(cè)”，再按提示選擇工作表為“Sheet1$”，如圖10所示。

　　圖10

　　第3步：插入合并域。選擇“歐陽(yáng)陽(yáng)歐”，單擊“插入合并域”(如圖11所示)，再選擇“姓名”，完成后，“歐陽(yáng)陽(yáng)歐”幾個(gè)漢字將會(huì)被名為“姓名”的域所替換。

　　圖11

　　第4步：預(yù)覽。單擊“查看合并數(shù)據(jù)”，再單擊后面的”前進(jìn)“或”后退“按鈕，可觀察到貴賓姓名逐個(gè)顯示出來(lái)，如圖12所示。說(shuō)明郵件合并已完全生效。

　　圖12

　　第5步：“一鍵”打印。單擊“合并到打印機(jī)”按鈕，你就等著一張張地向打印機(jī)中插入請(qǐng)柬內(nèi)芯吧，直到“貴賓名冊(cè)”中的貴賓名字全部打印完為止!

　　提示：本文本操作在激光打印機(jī)或噴墨打印機(jī)上測(cè)試完全通過(guò)。如果使用很原始的針式打印機(jī)，會(huì)出現(xiàn)文本框整體偏移現(xiàn)象，請(qǐng)根據(jù)實(shí)際情況重新設(shè)置頁(yè)面來(lái)解決。

　　圖13

　　其實(shí)，郵件合并的作用還很大，比如自動(dòng)打印學(xué)生通知書(shū)、員工胸卡等，如有這方面需求不防一試，它會(huì)讓你的辦公業(yè)績(jī)脫穎而出。