Microsoft Outlook可以說是目前最好的電子郵件客戶端軟件之一，它集電子郵件管理與日程安排功能于一身，非常符合日常辦公需求，功能強(qiáng)大，充分體現(xiàn)微軟experices這種主張。本文將重點(diǎn)介紹Outlook Express郵箱如何使用，讓它真正成為我們?nèi)粘＾k公的貼心助手。

1、高效發(fā)送帶有附件的郵件

       通過電子郵件來發(fā)送一些程序或者其他文件時(shí)，我們常常需要翻遍硬盤去尋找這些要添加的文件呢，而且每次添加附件時(shí)程序只能同時(shí)添加一個(gè)文件，如果要添加的附件文件分散在硬盤中的各個(gè)不同的分區(qū)或者目錄中，可想而知添加往郵件中添加附件文件的工作量是多么大。其實(shí)做任何工作都一樣，只要養(yǎng)成良好的習(xí)慣，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)你的工作效率在成倍地提高。對(duì)于向郵件中添加附件，這里有一個(gè)節(jié)省時(shí)間，提高效率的竅門。

       首先，你最好在硬盤的一個(gè)固定的位置建立一個(gè)專門用來存放郵件附件的文件夾，如d:email；然后，就要養(yǎng)成良好的習(xí)慣，每次把需要作為你的郵件附件的文件全部放在這個(gè)固定的文件夾中，以便隨時(shí)查找和管理；

       隨后，你就能體驗(yàn)到這樣做的好處了，在郵件編輯窗口中用鼠標(biāo)點(diǎn)擊“插入”菜單項(xiàng)，并從彈出的下拉菜單中選擇“文件附件”命令；接著程序就會(huì)出現(xiàn)那個(gè)總是讓你去尋找附件的瀏覽窗口，此時(shí)你只需在“文件名”處填入d:email*.txt，那么所有的txt附件就會(huì)顯示出來，這樣你就會(huì)免除了遍地搜尋文件之苦了。

2、用OE制作多媒體郵件

       用OE來收發(fā)普通的文本格式的郵件是大家常見的一種情況，不知你有沒有想過利用OE來發(fā)送多媒體郵件，如果有這種想法的話，那就請(qǐng)你一起來看看多媒體郵件是怎樣制作的。

       首先，大家可以選擇寫信時(shí)的信紙。大家可以從OE本身附帶的信紙中選擇一種，也可以編輯修改已有的信紙。

       其次，大家可以在信件中插入圖像，可以是靜態(tài)的，也可以是動(dòng)態(tài)的。如GIF89a動(dòng)畫文件。一次性插入動(dòng)畫和音樂方法很簡(jiǎn)單，插入的圖像不管是動(dòng)態(tài)的還是靜態(tài)的，只要在編寫新郵件時(shí)選擇菜單欄中的“插入”命令，并從彈出的菜單中選擇“圖片”，從已有的文件中找到圖像文件插到信紙里面就可以了，插入以后還可以移動(dòng)圖片在信件正文中的位置。

       接著如果要在信件中加入背景音樂，需要使用OE 5.0，它的功能比4.0更為強(qiáng)大，大家可以在郵件編寫窗口中依次選擇“格式”/“背景”/“聲音”命令，然后輸入你想加入的音樂文件，可以是WAV，MIDI文件。在“重復(fù)設(shè)置”設(shè)置欄中大家可以設(shè)定聲音播放的次數(shù)或者選中“連續(xù)播放”選項(xiàng)以達(dá)到循環(huán)播放的效果，之后就可以發(fā)出去了，對(duì)方在打開信時(shí)可以看到圖片和聽到音樂。|

       如果要把音樂和動(dòng)畫圖像永久加入信紙，讓它們作為默認(rèn)信紙，則需制作一種新信紙。制作時(shí)，請(qǐng)依次選擇“工具”/“選項(xiàng)”，在彈出的對(duì)話框中選擇“撰寫”標(biāo)簽，然后在該標(biāo)簽下單擊“創(chuàng)建信紙”按鈕，并按提示選擇好圖片和其它屬性。支持背景音樂的方法類同于插入動(dòng)畫圖象。在編寫信件時(shí)選擇“格式”/“背景”/“聲音”，然后就可以插入背景音樂了。把音樂永久插入到信紙的原理也和插入圖像相同。在生成新的信紙后手工修改信紙，加入上面的HTML代碼即可，音樂會(huì)隨郵件一同發(fā)出。對(duì)方只要有多媒體設(shè)備就可以收聽到。

3、防止OE發(fā)送亂碼

正確的方法是：

       首先，在郵件編輯窗口中，用鼠標(biāo)單擊菜單欄中的“格式”菜單，并從彈出的下拉菜單中選擇“語(yǔ)言”命令，接著再?gòu)膹棾龅南录?jí)菜單中選中“簡(jiǎn)體中文(GB2312)”項(xiàng)，然后發(fā)送郵件。

       其次，在OE郵件編輯器中，大家可以利用其強(qiáng)大的編輯功能，來編輯出各種五顏六色、不同字體的電子郵件。不過，如果對(duì)方?jīng)]使用OE來接收郵件，可能只看到很難看清楚的HTML源碼。解決的方法是，在編寫郵件時(shí)，用鼠標(biāo)選擇菜單欄中的“格式”選項(xiàng)，并從彈出的下拉菜單下選擇“純文本”命令。

       如果要將郵件的發(fā)送格式缺省地設(shè)置“純文本”，可以直接在OE主窗口中，打開“工具”菜單，選擇“選項(xiàng)”，從彈出的選項(xiàng)設(shè)置對(duì)話框中，單擊“發(fā)送”標(biāo)簽，將郵件發(fā)送格式設(shè)置為“純文本”。|

       如果大家收到的一封信件中包含很多亂碼，不妨按照下面的方式來試著轉(zhuǎn)換亂碼：

       打開OE主操作窗口，用鼠標(biāo)單擊菜單欄中的“查看”菜單項(xiàng)，并點(diǎn)擊“語(yǔ)言”選項(xiàng)中的“簡(jiǎn)體中文(GB2312)”項(xiàng)，或者點(diǎn)擊工具欄上“語(yǔ)言”后面的向下箭頭，選擇“簡(jiǎn)體中文(GB2312)”功能項(xiàng)，屏幕出現(xiàn)一個(gè)對(duì)話框，單擊“是”按鈕，所有郵件主題中含有指定字符集的郵件，應(yīng)用新的字符集。

4、用OE制作郵件簽名

       在郵件的結(jié)尾常常需要留下發(fā)信人的一些聯(lián)系信息，如果你經(jīng)常向你的朋友或者其他網(wǎng)友發(fā)送電子郵件，那就需要多次重復(fù)輸入這些個(gè)人聯(lián)系信息。為避免這樣的麻煩，你可以制作一個(gè)個(gè)人簽名文件，文件中包括通訊地址、郵政編碼以及電話、手機(jī)、Call機(jī)、OICQ號(hào)碼以及其他聯(lián)系信息，甚至可以包含簡(jiǎn)單的聲音文件，并且每次在OE中新建郵件時(shí)，可以自動(dòng)簽名。下面就是一種制作精美的簽名文件的具體操作步驟：

       首先，打開OE主操作窗口，用鼠標(biāo)單擊工具欄中的“新郵件”按鈕，打開“新郵件”編輯窗口。在信件的正文部分輸入簽名內(nèi)容，包括通訊地址、郵政編碼以及電話、手機(jī)、Call機(jī)、OICQ號(hào)碼以及其他聯(lián)系信息。

       輸入完畢后，用鼠標(biāo)單擊菜單欄中的“文件”菜單項(xiàng)，并從彈出的下拉菜單中選擇“另存為”命令，從彈出的文件選擇對(duì)話框中選擇文件要保存的位置，將保存類型設(shè)置為“HTML文件”，輸入文件名如“signature”，然后單擊“保存”按鈕。重復(fù)“另存為”操作，選擇保存類型為“文本文件”。

       其次，如果大家想在簽名中使用聲音和圖片文件，例如*.wav、*.midi和印章圖片，可用記事本打開signature.htm文件，在頁(yè)面文件結(jié)束前加入“< BGSOUND balance=0 src=“聲音文件的路徑“>”和“< IMG align=middle alt=““ border=0 hspace=0 src=“圖片文件的路徑“>”這樣的HTML源代碼。

       再次，接著在郵件主操作窗口中依次選擇“工具”/“選項(xiàng)”，在彈出的選項(xiàng)對(duì)話框中單擊“簽名”標(biāo)簽，接著再單擊該標(biāo)簽下的“新建”按鈕，會(huì)在“簽名”列表中出現(xiàn)“簽名 #1”，單擊“設(shè)為默認(rèn)值”按鈕將其設(shè)為默認(rèn)值，然后單擊“高級(jí)”，在打開的“高級(jí)簽名設(shè)置”對(duì)話框中選中要使用簽名的賬號(hào)前的復(fù)選框，在“編輯簽名”項(xiàng)目欄中選擇“文件”單選按鈕，通過其后的“瀏覽”按鈕，選擇剛剛保存過的“signature.htm”作為簽名文件。

       最后，繼續(xù)在“簽名”標(biāo)簽下單擊“新建”按鈕，增加“簽名 #2”，此時(shí)選擇剛剛保存過的文本文件“signature.txt”作為簽名文件，并選中“在所有待發(fā)郵件中添加簽名”復(fù)選框，單擊“應(yīng)用”按鈕，再單擊“確定”。

       這時(shí)你再打開郵件編輯窗口時(shí)，就會(huì)看到新郵件中會(huì)自動(dòng)插入制作好的簽名，并可以聽到優(yōu)美的音樂。如果你使用文本格式來發(fā)送郵件，只要將文本簽名文件設(shè)為默認(rèn)值。

5、OE可以和Foxmail進(jìn)行郵件交換

       目前，絕大多數(shù)用戶使用的郵件收發(fā)軟件都是OE和Foxmail，兩者都因其功能卓著、方便適用而深受網(wǎng)友們的喜愛。有時(shí)，在實(shí)際操作中用戶需要在這兩種郵件收發(fā)軟件中互相交換郵件，也就是說用Foxmail接收的電子郵件可以導(dǎo)入OE，反之亦然，交換郵件的具體操作步驟如下：

       (1)從Foxmail將電子郵件導(dǎo)入OE：首先打開Foxmail收到的E－mail文件,然后用鼠標(biāo)單擊文件菜單中的導(dǎo)出命令，將當(dāng)前的電子郵件文件另存為outlookmessage(＊.eml)格式的文件，并存放于windowapplication datamicrosoftOEmail目錄之下。接著再用鼠標(biāo)雙擊該文件，OE便隨之打開文件內(nèi)容，從文件菜單中選拷貝，拷入收件箱。以后，只要你打開OE郵件程序，就可以在收件箱見到該文件了。

       (2)從OE將電子郵件導(dǎo)入Foxmail：首先在OE主操作窗口中打開需要交換的郵件，然后將該文件另存為擴(kuò)展名為txt格式的文件，并存放于foxmailmail目錄中。隨后打開Foxmail程序操作窗口,用鼠標(biāo)單擊文件菜單中的導(dǎo)入命令，程序會(huì)彈出一個(gè)文件選擇對(duì)話框，在該對(duì)話框的文件類型下拉框中選擇＊.txt即可見到要導(dǎo)入的文件，接著再用鼠標(biāo)雙擊該文件來打開即可。|

6、備份OE的重要數(shù)據(jù)

       當(dāng)一個(gè)花費(fèi)了你相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間創(chuàng)建起來、并且對(duì)于你來說是比較完整的地址簿因自己的機(jī)器遭遇病毒，或者由于Windows的“老化”而崩潰時(shí)，相信你的感覺肯定不會(huì)太好吧……幸好在OE中，我們可以利用“導(dǎo)出”和“導(dǎo)入”的功能備份并恢復(fù)地址簿和郵件。

       在具體備份OE的數(shù)據(jù)時(shí)，首先在郵件的主操作界面上，用鼠標(biāo)單擊菜單欄中的“文件”菜單項(xiàng)，并從彈出的下拉菜單中選擇“導(dǎo)出”命令；

       接著再?gòu)膹棾龅南录?jí)菜單中選擇你要備份的對(duì)象，你可以選擇地址簿或者郵件。當(dāng)你用鼠標(biāo)單擊“地址簿”時(shí)，就啟動(dòng)了“通訊簿導(dǎo)出工具”；接著你可以選擇要把地址簿以何種形式導(dǎo)出：兼容Microsoft Excel的.csv表格文件或.txt文本文件。如果你今后還要在Outlook(包括各版本的Outlook軟件)中使用備份的地址簿，就一定要選擇“Text File”，然后再將文件保存為.csv格式即可。而對(duì)于電子郵件的備份，使用“導(dǎo)出”功能只能將這些郵件讓其他郵件客戶端使用。

7、快速發(fā)送大容量信件

       由于目前的網(wǎng)絡(luò)傳輸速度極不穩(wěn)定，在傳輸大容量信件時(shí)就有可能出現(xiàn)斷線問題；另外大多數(shù)郵件服務(wù)器限制了可發(fā)送和接收郵件的大小，通常每封郵件連附件在內(nèi)，不得超過10MB。這樣的話，你如果想發(fā)送一封容量大于10M的信件時(shí)就會(huì)變得比較困難。幸好OE郵件軟件具有拆分文件的功能，它可以將大型郵件拆分為幾個(gè)小容量的部分，發(fā)送到有限制的郵件服務(wù)器上，接收方會(huì)將這些小部分自動(dòng)重新合并到一個(gè)郵件中。具體操作方法是:

       首先，運(yùn)行OE程序，打開其主操作界面，在界面中用鼠標(biāo)左鍵單擊菜單欄中的“工具”菜單項(xiàng)，并從彈出的下拉菜單中選擇“帳號(hào)”命令；

       接著，郵件程序會(huì)打開一個(gè)標(biāo)題為“帳號(hào)”的對(duì)話框，在該對(duì)話框中選擇“郵件”標(biāo)簽，再在該標(biāo)簽下單擊“屬性”按鈕；

       隨后，程序又會(huì)打開一個(gè)標(biāo)題為“屬性”的對(duì)話框，在該對(duì)話框中再選擇“高級(jí)”標(biāo)簽，從彈出的標(biāo)簽界面中選中“拆分大于xxKB的郵件”復(fù)選框，設(shè)定可發(fā)送文件的最大值即可，OE程序默認(rèn)地會(huì)拆分大于60K的郵件。

8、定制快捷工具欄

       在OE默認(rèn)的工具欄中，只有“新郵件”、“發(fā)送/接收”、“通訊簿”和“查找”這四個(gè)按鈕。實(shí)際上，還有大部分快捷鍵并未顯示出來。你應(yīng)該根據(jù)自己的需要來添加一些快捷鍵，提高電子郵件的效率。

       點(diǎn)擊“查看”→“布局”，然后在“窗口布局”的窗口中選擇“自定義工具欄”，就能進(jìn)入工具欄的設(shè)置面板，當(dāng)然你也可以直接從工具欄上用右鍵菜單直接進(jìn)入這個(gè)面板。

       在OE中，允許用戶設(shè)置的自定義快捷鍵多達(dá)38種，可以滿足一切常用操作習(xí)慣。你更可以從這里更改快捷圖標(biāo)大小和文本選項(xiàng)方式，讓你的快捷工具欄徹底自定義。

9、標(biāo)識(shí)重要信件

       如果您每天收到并且處理大量的郵件，有些比較重要而有些不很重要，這時(shí)您可以使用OE提供的標(biāo)記郵件功能將重要的郵件做出標(biāo)記，以利于以后查閱。方法是用鼠標(biāo)單擊這封郵件，然后選擇菜單中的“郵件”/“標(biāo)記郵件”，您會(huì)發(fā)現(xiàn)這個(gè)郵件的被加上了一個(gè)“小紅旗”標(biāo)志。單擊這個(gè)小紅旗標(biāo)志您可以移去這個(gè)標(biāo)記。|

10、快速打開聯(lián)系人屬性窗口

       有時(shí)我們?cè)陂喿x一封郵件時(shí)，突然想起需要添加發(fā)信人的聯(lián)系信息或者想要打開聯(lián)系人的屬性窗口來進(jìn)一步設(shè)置通訊簿，該怎么做呢？按照常規(guī)辦法：我們需要用鼠標(biāo)依次單擊工具欄上“添加到通訊簿”命令，再?gòu)膹棾龅?ldquo;通訊簿”中選擇發(fā)件人或收件人等等一連串的步驟，這樣做感覺好象有點(diǎn)兒太麻煩了，不是嗎？其實(shí)這里有一個(gè)快速打開聯(lián)系人屬性窗口的方法：

       只要用鼠標(biāo)雙擊郵件閱讀窗口中的“收件人”和“發(fā)件人”后面的具體名稱，就能直接進(jìn)入自己雙擊的項(xiàng)目的屬性窗口。

11、自動(dòng)分類相關(guān)的郵件

       當(dāng)您收到大量郵件時(shí)(比如我們常見的每日發(fā)送的各種來源的郵件列表)，OE可以幫助您更有效地分類處理這些郵件。您可以在OE中使用分類規(guī)則，從而將接收到的郵件自動(dòng)分類并放入不同的文件夾中、或者以彩色突出顯示特定的郵件、自動(dòng)回復(fù)或轉(zhuǎn)發(fā)特定的郵件等等。您可以在郵件規(guī)則選項(xiàng)卡中選擇現(xiàn)有規(guī)則，然后通過單擊復(fù)制來創(chuàng)建新規(guī)則。如果您要?jiǎng)?chuàng)建的規(guī)則與現(xiàn)有的類似，則這種方法是很有用的。在主窗口中選定一封郵件，然后單擊郵件菜單中的從郵件創(chuàng)建規(guī)則，這樣即可從郵件中創(chuàng)建一條規(guī)則。它的作用是可以自動(dòng)在發(fā)件人一行中填入人名；但是不會(huì)有其它的郵件信息輸入到規(guī)則中，所得到的方便也僅僅是一次少輸入人名的機(jī)會(huì)。

12、用不同的信箱發(fā)送郵件

       OE可以使用你擁有的所有郵箱中的任意一個(gè)來發(fā)電子郵件。具體操作步驟為：在“新郵件”窗口中撰寫信件結(jié)束后，再用鼠標(biāo)單擊該窗口中菜單欄的“文件”菜單項(xiàng)，如果你想成批發(fā)送郵件，可以直接單擊該菜單中的“以后發(fā)送方式”命令，在子菜單中選中你需要的發(fā)件郵箱。以后發(fā)送郵件時(shí)，電子郵件就帶有你選擇的郵箱地址。如果是立即發(fā)送郵件，可單擊菜單中的“發(fā)送郵件方式”命令，在子菜單中選中你需要的發(fā)件郵箱，則電子郵件就立即從這個(gè)郵箱發(fā)出。