教你怎么保護(hù)自己的隱私

OFFICE文檔是我們辦公中使用最普遍的文檔格式之一， 它里面存儲(chǔ)內(nèi)容一般都是涉及公司或個(gè)人的重要內(nèi)容， 在很多情況下是禁止別人修改或者查看的。 那么如何才能做到這一點(diǎn)呢？其實(shí)， 合理運(yùn)用OFFICE軟件本身的一些設(shè)置即可較好的滿足大家的要求。 下面我們就以Word 2003為例向大家介紹具體的做法。

　　一、設(shè)置保存密碼

　　使用密碼對(duì)文檔進(jìn)行保護(hù)， 是一種最常用的做法。 密碼保護(hù)一共分為兩層， 即打開權(quán)限密碼和修改權(quán)限密碼。 對(duì)文檔設(shè)置密碼一共有兩個(gè)地方可以進(jìn)行， 操作都比較簡(jiǎn)單。 如果該文檔是初次保存， 那么我們就可以在打開“另存為”窗口設(shè)置保存位置和文件名時(shí)， 單擊“另存為”窗口右上角的“工具”按鈕， 在彈出的菜單中選擇“安全措施選項(xiàng)”命令打開“安全性”窗口， 在這里我們就可以分別設(shè)置“打開文件時(shí)的密碼”和“修改文件時(shí)的密碼”了， 建議大家不要將這兩個(gè)密碼設(shè)為同一個(gè)內(nèi)容。

　　如果文件初次保存時(shí)沒有設(shè)置密碼， 那么也沒關(guān)系， 我們只需要打開“工具”菜單下的“選項(xiàng)”命令， 將打開的“選項(xiàng)”窗口切換到“安全性”標(biāo)簽， 在這里同樣可以設(shè)置打開和修改權(quán)限密碼。

　　對(duì)于擁有打開權(quán)限密碼， 那么在打開受保護(hù)的文檔時(shí)， 該文檔是只讀屬性， 如果對(duì)進(jìn)行了修改， 那么只能換名存盤， 不會(huì)影響到原文檔的內(nèi)容；如果擁有修改權(quán)限密碼， 那么就表示對(duì)文檔擁有了完全控制權(quán)。

　　二、防止文檔屬性暴露信息

　　即使我們對(duì)文檔進(jìn)行了加密， 但是還不能保證肯定安全。 因?yàn)楫?dāng)我們?cè)诮�立文檔時(shí)如果先輸入文檔的內(nèi)容， 然后再保存時(shí)， 那么就會(huì)在文檔屬性的“摘要”標(biāo)簽中顯示一些個(gè)人信息。 對(duì)此， 我們只需要在資源管理器中打開該文檔的屬性窗口， 將其切換到“摘要”標(biāo)簽， 然后將標(biāo)題、主題、作者、備注等信息全部刪除， 或者填寫一些無關(guān)緊要的內(nèi)容。

　　其次， 我們也可以直接在文檔中打開“工具”菜單下的“選項(xiàng)”命令， 然后在“安全性”標(biāo)簽中把“隱私選項(xiàng)”下的“保存時(shí)從文件屬性中刪除個(gè)人信息”項(xiàng)選中即可。

　　三、保護(hù)文檔

　　在Word 2003中還給我們提供了一個(gè)“保護(hù)文檔”的實(shí)用工具， 借助該工具就可以限制非法用戶對(duì)文檔格式和內(nèi)容進(jìn)行隨意修改。

　　要啟動(dòng)文檔保護(hù)， 只需要打開該文檔， 然后單擊“工具”菜單， 選擇其中的“保護(hù)文檔”， 這樣就會(huì)在當(dāng)前編輯窗口右側(cè)多出一個(gè)“保護(hù)文檔”編輯區(qū)域。 在該區(qū)域一共分為三部分：其中第一部分“格式設(shè)置限制”主要是防止非法用戶對(duì)文檔的格式進(jìn)行修改， 對(duì)此我們只需要選中“限制對(duì)選定的樣式設(shè)置格式”選項(xiàng)， 然后單擊“設(shè)置”按鈕， 在彈出的“格式設(shè)置限制”窗口中設(shè)置禁止用戶修改的格式類型， 例如字體、字號(hào)等格式；第二部分則是“編輯限制”， 這可以防止別人隨意修改文檔的內(nèi)容， 選中“僅允許在文檔中進(jìn)行此類編輯”， 然后在下拉菜單中選擇用戶可以進(jìn)行的操作， 例如“批注”， 這樣就可以避免別人隨意修改文檔原來的內(nèi)容， 只能添加或修改批注的內(nèi)容了。

　　做好上面兩項(xiàng)保護(hù)內(nèi)容后， 我們只需要單擊第三部分中的“是， 啟動(dòng)強(qiáng)制保護(hù)”按鈕， 這樣即會(huì)彈出密碼設(shè)置窗口， 設(shè)置一個(gè)保護(hù)密碼， 這樣在沒有密碼的前提下文檔將處于保護(hù)狀態(tài)。 如果要對(duì)文檔進(jìn)行修改， 只需要再次打開“工具”菜單， 選擇“取消文檔保護(hù)”命令， 在彈出的窗口中輸入預(yù)設(shè)的口令即可。

　　四、防止別人偷窺

　　防止別人偷窺除了上面介紹的加密保護(hù)之外， 我們還可以使用一些更加巧妙的方法。 因?yàn)榧恿嗣艽a， 別人可以借助專業(yè)的破解工具來破解， 而換一個(gè)思維進(jìn)行加密有可能啟到出其不意的效果。

　　打開“編輯”菜單， 選擇“全選”命令將文檔全部選中， 然后將其全部設(shè)為“白色”， 這樣由于文檔背景色也是白色， 別人打開看到的也只是空白一片， 以為這只是一個(gè)空白文件。 當(dāng)然， 為了提高安全性， 我們可以在文檔中插入一些不相關(guān)的圖片， 這樣偷窺者就不會(huì)因?yàn)槲臋n體積的變化起疑心了。

　　當(dāng)然， 這種方法屬于出其不意的操作， 為了提高其操作的安全性， 我們還可以在這個(gè)方法的基本上再做一些改動(dòng)。

　　打開“工具”菜單， 選擇“宏”下的“錄制新宏”， 在打開的窗口中單擊“將宏指定到”中的“鍵盤”按鈕， 將鼠標(biāo)定在打開的窗口“請(qǐng)按新快捷鍵”中， 按下鍵盤上一個(gè)指定的快捷鍵， 例如Ctrl+1， 再單擊“指定”按鈕將其添加到“當(dāng)前快捷鍵”列表中， 單擊“關(guān)閉”按鈕返回主窗口， 把文檔全部設(shè)為白色， 做好后單擊宏錄制工具欄上的“停止錄制”按鈕。

　　這樣別人若不知道我們?cè)O(shè)置的快捷鍵將無法成功修改文檔的顏色， 而我們自己要修改時(shí)， 只需要在修改前按下設(shè)置的快捷鍵即可。

　　另外， 為了提高安全性， 建議大家取消文檔中的段落標(biāo)識(shí)。 其方法是打開“工具”菜單下的“選項(xiàng)”命令， 在“視圖”標(biāo)簽中取消“格式標(biāo)記”下的“段落標(biāo)記”項(xiàng)即可。

　　五、宏安全

　　為了防止宏病毒對(duì)文檔造成侵害， 我們有必要對(duì)宏病毒提供警告保護(hù)。

　　打開“工具”菜單， 選擇“宏”子菜單中的“安全性”命令， 在這里我們就可以為其指定一個(gè)安全級(jí)別。 建議大家至少使用中、高級(jí)， 不要使用低級(jí)。

　　六、防范意外損壞丟失

　　對(duì)OFFICE文檔提供保護(hù)， 不僅僅是在保密上下功夫， 除此之外我們還必須應(yīng)付一些意外情況， 例如文檔損壞或斷電丟失。

　　對(duì)于這些意外情況， 只要我們事先做好防范， 同樣可以將損失降到最低點(diǎn)。 打開“工具”菜單下的“選項(xiàng)”命令， 切換到“保存”標(biāo)簽， 首先選中“保留備份”和“允許后臺(tái)保存”兩個(gè)選項(xiàng)， 這樣在我們保存原文檔的同時(shí)， 程序會(huì)自動(dòng)生成一個(gè)WBK為后綴名的備份文檔；其次為了防范斷電、死機(jī)等意外情況的發(fā)生， 我們還需要在“保存”標(biāo)簽中選中“自動(dòng)保存時(shí)間間隔”， 同時(shí)設(shè)置一個(gè)間隔的時(shí)間。 這樣即使出現(xiàn)意外文檔沒有保存， 也不用擔(dān)心內(nèi)容的丟失。

　　合理運(yùn)用上述方法， 相信一定能夠保證你文檔的安全。